20 Unterschriften unter einem WEG-Beschluss –
in 24 Stunden statt 4 Wochen.
Umlaufbeschluss ohne Eigentümerversammlung heißt heute: PDF per Sammelmail an 20 Eigentümer:innen, jede:r druckt aus, unterschreibt, scannt, mailt zurück. Sie pflegen nebenbei eine Excel-Liste, wer schon dabei ist. Eine fehlende Zustimmung — und die Einstimmigkeit ist dahin.
Mit unterschreib.es schicken Sie den Beschluss einmal raus und sehen in Echtzeit, wer schon zugestimmt hat. Automatische Erinnerungen für die, die noch fehlen.
Kostenlos für Ihre Verwaltung startenUmlaufbeschluss in Textform — § 23 Abs. 3 WEG · Hosting in Deutschland
Der Umlaufbeschluss-Schmerz, aufgelöst
So sieht der Unterschied im Alltag aus.
- PDF an alle Eigentümer:innen in einer Sammelmail. Manche landen im Spam.
- Jede:r druckt aus, unterschreibt mit Stift, scannt zurück (oder kritzelt mit dem Finger ins PDF).
- Sie sammeln 20 unterschiedliche PDFs ein, prüfen jedes einzeln.
- Eine Excel-Liste hält fest, wer schon geantwortet hat und wer noch nicht.
- Nach drei Wochen rufen Sie die fehlenden fünf einzeln an.
- Eine fehlende Unterschrift = kein gültiger Beschluss.
- PDF einmal hochladen, alle Eigentümer:innen aus dem Kontaktbuch einladen.
- Jede:r erhält einen persönlichen Link, kein unterschreib.es Account nötig. Smartphone, Tablet oder Laptop reicht.
- Live-Status: gelesen, unterschrieben, offen. Alles auf einen Blick.
- Automatische Erinnerungen an die, die noch nicht reagiert haben.
- Alle Unterschriften landen in einem einzigen signierten PDF mit Audit-Trail (Name, E-Mail, IP, Zeit) je Person eingebettet.
- Manipulations- und rechtssicher durch PAdES-Signatur (SHA-256).
Rechtlicher Hintergrund: Seit der WEG-Reform 2020 reicht für den Umlaufbeschluss die Textform (§ 23 Abs. 3 WEG). Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt das mit Beweiskraft deutlich. Einstimmigkeit aller Eigentümer:innen bleibt erforderlich — kann aber per ETV-Beschluss für künftige Beschlussgegenstände auf einfache Mehrheit reduziert werden. Diese Information ist keine Rechtsberatung.
Typische Anwendungsfälle in der Hausverwaltung
WEG-Umlaufbeschlüsse
Beschlüsse außerhalb der ETV in Textform einsammeln, Einstimmigkeit nachvollziehbar dokumentiert — in einem einzigen signierten PDF.
Verwalterverträge
Bestellung und Verlängerung des Verwalters — formfrei, in Minuten unterzeichnet.
Eigentümer-Protokolle
Niederschrift der ETV von Versammlungsleitung und Beirat gegenzeichnen lassen — kein Drucken-Scannen-Mailen mehr.
Gewerbemietverträge
Seit BEG IV (1.1.2025) in Textform abschließbar. FES reicht – auch für Nachträge und Indexanpassungen.
Wohnraum-Nachträge
Mieterhöhungs-Zustimmungen, Modernisierungs-Vereinbarungen, Indexanpassungen, Kautionsfreigaben – oft formfrei und damit FES-tauglich.
Handwerker-Aufträge & Vollmachten
Vergaben, Wartungsverträge und Anwaltsvollmachten direkt aus dem Schreibtisch verschicken.
Warum unterschreib.es für Hausverwaltungen passt
- Unbegrenzte Empfänger pro Dokument: Auch der 30-Parteien-Beschluss kostet nicht extra.
- Status auf einen Blick: Wer hat geöffnet, wer unterschrieben, wer steht noch aus — ohne Excel-Tabelle.
- Automatische Erinnerungen: Eigentümer:innen, die nach ein paar Tagen noch nicht reagiert haben, bekommen automatisch eine freundliche Erinnerung — Sie müssen nicht hinterhertelefonieren.
- Eigentümer:innen & Mieter:innen brauchen kein Konto: Link öffnen, lesen, unterschreiben, fertig.
- Audit-Trail im PDF eingebettet: Name, E-Mail, IP, Zeitstempel pro Unterschrift — wichtig im Streit über Beschlussgültigkeit.
- Hosting in Deutschland & DSGVO: Eigentümerdaten verlassen die EU nicht.
- Kontakte-Funktion: Eigentümerstamm einmal anlegen, danach pro Beschluss oder Vertrag einfach auswählen.
- Kein Vertriebsgespräch nötig: Free-Tier zum Testen, Self-Service-Upgrade per Stripe.
Branchenspezifische Fragen
Kann ein WEG-Umlaufbeschluss digital unterschrieben werden?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 reicht für Umlaufbeschlüsse Textform (§ 23 Abs. 3 WEG). Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) von unterschreib.es erfüllt das mit Audit-Trail deutlich. Einstimmigkeit aller Eigentümer:innen bleibt erforderlich, kann aber per ETV-Beschluss für künftige Beschlussgegenstände auf einfache Mehrheit reduziert werden.
Gilt das auch für Gewerbemietverträge?
Ja. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, in Kraft seit 1.1.2025) reicht für Gewerbemietverträge mit Laufzeit über einem Jahr Textform. FES funktioniert hier voll – auch für Nachträge und Indexanpassungen.
Was ist mit Wohnraum-Mietverträgen?
Wohnraum-Mietverträge über einem Jahr brauchen weiterhin Schriftform (§ 550 BGB). Für Nachträge, Indexanpassungen und Zustimmungen ist Textform häufig zulässig. Diese Information ist keine Rechtsberatung – im Zweifel beraten lassen.
Können wir Kündigungen digital verschicken?
Nein. Kündigungen von Mietverhältnissen verlangen nach § 568 BGB eigenhändige Unterschrift. Dafür ist unterschreib.es nicht geeignet.
Was passiert, wenn ein:e Eigentümer:in nicht reagiert?
Sie sehen den offenen Status sofort und automatische Erinnerungen gehen an die Säumigen. Beim Umlaufbeschluss bedeutet eine fehlende Zustimmung weiterhin: kein gültiger Beschluss. Sie merken es aber Tage früher als bei Sammelmail oder Post.
Wie verwalten wir hunderte Eigentümer-Adressen?
Über die Kontakte-Funktion: einmal pro Objekt anlegen, danach beim Versand einfach die relevanten Personen auswählen.