RATGEBER · WOHNUNGSEIGENTUM
Der WEG-Umlaufbeschluss:
Mehrheiten, Fristen & Muster.
Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft außerhalb der Eigentümerversammlung. Seit der WEG-Reform 2020 genügt dafür die Textform (§ 23 Abs. 3 WEG) — ausdrucken, mit Stift unterschreiben und einscannen ist nicht mehr nötig. Grundsätzlich müssen aber alle Eigentümer:innen zustimmen (Allstimmigkeit).
Umlaufbeschluss digital einholen- Textform genügt (§ 23 Abs. 3 WEG)
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Das Wichtigste in Kürze
- Form: Textform reicht (§ 23 Abs. 3 WEG, § 126b BGB) — inklusive E-Mail und elektronischer Signatur.
- Mehrheit: im Grundfall Zustimmung aller Eigentümer:innen (Allstimmigkeit); für einen einzelnen Gegenstand kann die ETV vorab die einfache Mehrheit zulassen.
- Frist: keine gesetzliche Frist — die Verwaltung setzt eine Rückmeldefrist (üblich 2–4 Wochen).
- Nicht-Reaktion & Enthaltung: gelten im Allstimmigkeits-Fall nicht als Zustimmung und verhindern den Beschluss.
- Digital: Beschluss als PDF an alle Eigentümer:innen, Zustimmung per Link — mit Live-Status und Audit-Trail statt Excel-Liste.
Was ist ein Umlaufbeschluss?
Der Umlaufbeschluss (auch Beschluss im Umlaufverfahren) ist ein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft, der ohne Eigentümerversammlung gefasst wird. Statt sich zu treffen, erklären die Eigentümer:innen ihre Zustimmung schriftlich bzw. in Textform. Das eignet sich für Beschlüsse, die keine Diskussion brauchen und die zwischen zwei Versammlungen nicht warten sollen — etwa dringende Instandhaltungen, die Verlängerung des Verwaltervertrags oder Zustimmungen zu einzelnen Maßnahmen.
Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 3 WEG in der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Fassung. Vor der Reform verlangte das Gesetz Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift; heute genügt die Textform nach § 126b BGB — eine lesbare Erklärung, die die Person nennt und dauerhaft festgehalten wird. Eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht mehr erforderlich.
Welche Mehrheit braucht der Umlaufbeschluss?
Allstimmigkeit, Einstimmigkeit, einfache Mehrheit — der Unterschied entscheidet über die Gültigkeit.
Grundfall: Allstimmigkeit
Alle Eigentümer:innen müssen zustimmen. „Allstimmigkeit" heißt: nicht nur die, die antworten — jede stimmberechtigte Person muss ihre Zustimmung in Textform erklären. Fehlt eine, kommt der Beschluss nicht zustande.
Ausnahme: einfache Mehrheit
Die Eigentümerversammlung kann mit einfacher Mehrheit beschließen, dass für einen einzelnen, konkret benannten Gegenstand im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). Dann bindet nicht mehr die Allstimmigkeit.
Enthaltung & keine Antwort
Im Allstimmigkeits-Fall zählen Enthaltung und Nicht-Reaktion nicht als Zustimmung — der Beschluss scheitert. Nur bei zugelassener einfacher Mehrheit sind allein die abgegebenen Stimmen maßgeblich.
Hinweis: „Einstimmigkeit" meint umgangssprachlich oft, dass alle Abstimmenden zustimmen; beim klassischen Umlaufbeschluss ist dagegen die Allstimmigkeit aller Eigentümer:innen gemeint. Diese Information ist keine Rechtsberatung — im Zweifel Verwaltung oder Fachanwält:in einbeziehen.
Fristen: Wie lange dauert ein Umlaufbeschluss?
Das WEG nennt keine gesetzliche Frist. Üblich ist, dass die Verwaltung mit dem Beschlussantrag eine Rückmeldefrist setzt — in der Praxis meist zwei bis vier Wochen. Bis dahin sollen alle Zustimmungen vorliegen.
Wichtig: Die Frist strukturiert nur den Ablauf. Sie ersetzt keine fehlende Zustimmung — im Allstimmigkeits-Fall kommt der Beschluss ohne die letzte Unterschrift nicht zustande, egal wie lange die Frist läuft. Automatische Erinnerungen an Säumige verkürzen den Weg dorthin spürbar.
Wer muss zustimmen?
Zustimmen müssen die im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer:innen der Gemeinschaft — je nach Beschlussgegenstand und Stimmrecht. Mieter:innen sind nicht beteiligt.
Die Verwaltung organisiert den Umlauf, formuliert den Beschlusstext und sammelt die Erklärungen ein. Bei 20, 30 oder mehr Parteien wird das schnell zur Fleißaufgabe — genau hier setzt die digitale Variante an: Eigentümerstamm einmal als Kontakte anlegen, danach pro Beschluss auswählen.
Wann ist der Umlaufbeschluss gültig — und wann anfechtbar?
Der Beschluss kommt erst zustande, wenn die erforderlichen Zustimmungen in Textform vorliegen — im Grundfall von allen Eigentümer:innen. Fehlt im Allstimmigkeits-Fall auch nur eine, ist der Umlaufbeschluss nicht zustande gekommen und entfaltet keine Wirkung. Anschließend stellt die Verwaltung das Ergebnis fest und verkündet den Beschluss.
Ein wirksam zustande gekommener Umlaufbeschluss ist — wie ein Beschluss der Eigentümerversammlung — anfechtbar: Die Anfechtungsklage ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben (§ 45 WEG). Davon zu unterscheiden ist die Nichtigkeit, etwa bei einem Verstoß gegen zwingendes Recht. Ein lückenloser Nachweis, wer wann wozu zugestimmt hat, ist im Streit über die Gültigkeit entscheidend — genau das liefert der eingebettete Audit-Trail.
Fristen und Anfechtungsgründe im Einzelfall gehören in fachkundige Hände — dies ist keine Rechtsberatung.
Umlaufbeschluss digital & elektronisch einholen
Weil die Textform genügt, dürfen Sie den Umlaufbeschluss vollständig digital fassen — per E-Mail oder über eine Signaturlösung. E-Mail erfüllt die Form zwar, hat aber eine Schwachstelle: den Nachweis. Bei losen Mails müssen Sie im Streitfall belegen, wer genau, wann und wozu zugestimmt hat — und dass am Beschlusstext nichts nachträglich geändert wurde. Dasselbe gilt für Zustimmungen per WhatsApp oder Messenger: formal genügt die Textform, praktisch bleibt der Nachweis das Problem.
Mit unterschreib.es laden Sie den Beschluss einmal als PDF hoch und laden alle Eigentümer:innen per persönlichem Link ein. Jede:r stimmt rechtssicher in Textform zu — am Smartphone, Tablet oder Laptop, ohne eigenes Konto. Sie sehen in Echtzeit, wer schon zugestimmt hat, und Säumige bekommen automatisch eine Erinnerung. Am Ende steht ein einziges signiertes PDF mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und eingebettetem Audit-Trail (Name, E-Mail, IP, Zeitstempel) je Person — manipulationssicher durch PAdES-Signatur (SHA-256).
Muster-Aufbau: Was in den Beschlusstext gehört
Ein tragfähiger Umlaufbeschluss-Text enthält typischerweise:
- Betreff / Bezeichnung der Gemeinschaft und des Beschlussgegenstands
- Ausformulierter Beschlusstext — genau der Wortlaut, über den abgestimmt wird
- Zustimmung / Ablehnung als eindeutige Auswahl
- Rückmeldefrist, bis zu der die Erklärung vorliegen soll
- Ort, Datum und Angabe der zustimmenden Person
Den konkreten Wortlaut stimmen Sie mit Verwaltung oder juristischer Beratung ab — dies ist kein Rechtsdokument und keine Rechtsberatung. Den fertigen Text laden Sie anschließend als PDF hoch.
In 4 Schritten digital eingeholt
- Beschluss-PDF hochladen und die Zustimmungs-Position setzen.
- Alle Eigentümer:innen aus dem Kontaktbuch einladen — ein Link pro Person.
- Live-Status verfolgen; automatische Erinnerungen an alle, die noch fehlen.
- Fertig: ein signiertes PDF mit Audit-Trail, revisionssicher archiviert.
Häufige Fragen zum Umlaufbeschluss
Welche Mehrheit braucht ein WEG-Umlaufbeschluss?
Im Grundfall müssen alle Wohnungseigentümer:innen zustimmen (Allstimmigkeit) – ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 23 Abs. 3 WEG). Die Eigentümerversammlung kann aber mit einfacher Mehrheit beschließen, dass für einen einzelnen, konkret benannten Gegenstand im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). Dann reicht für genau diesen Beschluss die einfache Mehrheit.
Gibt es eine gesetzliche Frist für den Umlaufbeschluss?
Nein, das Gesetz nennt keine feste Frist. In der Praxis setzt die Verwaltung eine Rückmeldefrist (oft 2–4 Wochen), bis zu der die Zustimmungen vorliegen müssen. Der Beschluss kommt erst zustande, wenn die erforderlichen Zustimmungen da sind – im Allstimmigkeits-Fall also alle. Eine gesetzte Frist ersetzt keine fehlende Zustimmung.
Kann ein Umlaufbeschluss per E-Mail gefasst werden?
Ja – E-Mail erfüllt die Textform nach § 126b BGB. Der Haken ist der Nachweis: Bei losen E-Mails müssen Sie später belegen können, wer genau, wann und wozu zugestimmt hat, und dass nichts nachträglich geändert wurde. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit eingebettetem Audit-Trail (Name, E-Mail, Zeit, IP) macht das eindeutig und manipulationssicher.
Was passiert bei Enthaltung oder wenn jemand nicht reagiert?
Im Allstimmigkeits-Fall zählt beides nicht als Zustimmung – der Umlaufbeschluss kommt dann nicht zustande. Nur wenn die ETV vorab per Mehrheit die einfache Mehrheit für diesen Gegenstand zugelassen hat, spielt die Zahl der abgegebenen Stimmen die entscheidende Rolle und Nicht-Reaktionen bleiben außen vor.
Wer muss dem Umlaufbeschluss zustimmen?
Alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer:innen der Gemeinschaft, je nach Beschlussgegenstand und Stimmrecht. Die Verwaltung organisiert den Umlauf und sammelt die Erklärungen ein. Über die Kontakte-Funktion legen Sie den Eigentümerstamm einmal pro Objekt an und wählen ihn beim Versand einfach aus.
Ist eine digitale Unterschrift beim Umlaufbeschluss rechtssicher?
Für den Umlaufbeschluss genügt seit der WEG-Reform 2020 die Textform. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt diese Anforderung deutlich und liefert zusätzlich Beweiskraft durch den eingebetteten Audit-Trail. Für Vorgänge, die zwingend die eigenhändige Schriftform verlangen (z. B. Kündigung eines Mietverhältnisses, § 568 BGB), ist sie dagegen nicht geeignet. Dies ist keine Rechtsberatung.
Wo finde ich ein Muster für einen Umlaufbeschluss?
Ein tragfähiger Umlaufbeschluss-Text braucht: eindeutiger Betreff, ausformulierter Beschlusstext, Feld für Zustimmung/Ablehnung, Rückmeldefrist sowie Ort und Datum. Den konkreten Wortlaut stimmen Sie mit Verwaltung oder juristischer Beratung ab. Den fertigen Text laden Sie anschließend als PDF hoch und holen die Zustimmungen digital ein.
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Rechtlicher Hinweis: Dieser Ratgeber gibt den Stand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Beurteilung eines konkreten Beschlusses ziehen Sie bitte Ihre Verwaltung oder eine Fachanwält:in für WEG-Recht hinzu.